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Bien lire le grand livre comptable

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Bien lire le grand livre comptable 

1. Description du grand livre comptable

Le grand livre comptable est un document regroupant l’ensemble des mouvements de comptabilité d’une entreprise. Le grand livre permet donc d’entrer dans les détails des comptes et de retrouver l’historique des différents mouvements de comptabilité. Ce livre est un atout considérable s’il est tenu à jour. Notre Grand Livre est composé en deux grandes parties : l’espace client et l’espace fournisseur. À tout moment, vous pouvez savoir ce que vous devez à un fournisseur et ce que vos clients vous doivent.

En étant client chez Clémentine – Expert-comptable, vous bénéficiez de la possibilité de feuilleter le Grand Livre directement sur notre logiciel MyClementine dans la rubrique « Documents ». Ce grand Livre nous permet d’effectuer le bilan comptable annuel, il est donc important de le tenir à jour. Plus le grand livre est tenu à jour, plus le bilan annuel vous est transmis rapidement. C’est un gain de temps pour vous et pour nous.

Pour le tenir à jour, il vous suffit de rentrer toutes les factures et les paiements de l’entreprise en les annotant correctement (date, montant TTC, TVA, nom du fournisseur ou nom du client…). Cette étape est primordiale pour que les transactions puissent s’inscrire dans le Grand Livre.

2. Comment lire ce grand livre ?

Exemple

Nom du fournisseur
Date Nature (Facture ou paiement) Libellé (Intituler de la facture ou du paiement) Facture (Montant à payer) Banque (montant payer) Solde
02/01/18 Facture Achat25478652 410€ 410€
15/01/18 Facture Achat545214 30€ 450€
20/01/18 Paiement Virement115877 410€ 30€
02/02/18 Paiement Virement36884 30€ 0.00€
Reste à payer à ce jour auprès de ce fournisseur : 0.00€

 

Le système de lecture est le même pour les deux parties : clients et fournisseurs. Dans cette partie, les transactions sont regroupées par fournisseur et sont triées chronologiquement. Pour chacune d’entre elles, on retrouve différentes informations à savoir la date, le type et  le nom de celle-ci. On retrouve également le montant de la facture, la banque (le montant payer) et le solde à la date indiquée.

S’il s’agit d’une facture, le montant de celle-ci s’indique dans la colonne « Facture ». S’il s’agit d’un paiement, le montant de celui-ci s’indique dans la colonne « Banque ».

Le solde dépendra des transactions effectuées antérieurement. Dans notre exemple, le solde à la date du 20/01/18 est de 30€ puisqu’il y a eu une facture de 410€ auquel on ajoute une autre facture de 30€  puis l’on retire un montant de 410€ (paiement au 20/01/18), ce qui nous fait un solde de 30€ à cette date-là. Cela signifie qu’il reste 30€ à payer à ce fournisseur. C’est pourquoi par la suite, on voit un second paiement de 30€ le 02/02/18. A ce jour, il reste donc 0€ à payer à ce fournisseur.

Le paiement peut s’effectuer de différente façon : un paiement complet d’une facture, un paiement partiel d’une facture (un certain % de la facture est payé), ou encore un paiement de plusieurs factures en une fois.

Si un paiement ne s’affiche pas : il peut s’agir de deux situations possibles. Premièrement, vous avez payé votre fournisseur par chèque et celui-ci n’est pas encore retiré à la banque. Dans ce cas, le paiement arrivera plus tard. Deuxièmement, il s’agit d’un paiement personnel, c’est-à-dire que vous n’avez pas payé avec le compte de l’entreprise. Dans ce cas, vous devez annoter cette facture grâce au bouton « paiement personnel ».

I

— A retenir —

Pour que votre grand livre soit correct, il faut retenir deux choses primordiales :

  • la première est de rentrer toutes les factures régulièrement en les annotant correctement grâce à l’application.
  • deuxièmement, vous pouvez vérifier par vous-même à tout moment si tous les factures on bien un paiement correspondant et inversement. Si ce n’est pas le cas, il manque certainement une facture ou un paiement.

Vous pouvez corriger ces erreurs instantanément, c’est l’un des avantages de la comptabilité en ligne. Un grand livre tenu à jour est un bilan comptable annuel qui vous est transmis rapidement.

 

Bien lire le grand livre comptable
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Elsa L'hote
Elsa L'hote
Rédactrice de contenus comptables
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